Reglement Vertrouwenscommissie Alphense Boys

Wilt u een melding doen bij de Vertrouwenscommissie? Lees meer in het reglement hieronder en mail uw melding s.v.p. naar vertrouwenscommissie@alphenseboys.nl.

REGLEMENT VERTROUWENSCOMMISSIE

Artikel 1 Toepassing reglement en definities

1. Dit reglement is van toepassing op:
   1. leden van Alphense Boys;
   2. ouders/verzorgers van jeugdleden;
   3. niet-leden die als vrijwilliger, commissielid, bestuurslid dan wel als betaalde medewerker werkzaam zijn voor Alphense Boys.
2. Onder een Klacht wordt verstaan: elke klacht op het gebied van ongewenst gedrag, zoals beschreven in dit reglement.
3. Een Klacht kan worden ingediend door alle personen zoals omschreven in artikel 1 van dit Reglement alsmede door iedere gast van Alphense Boys die wordt geconfronteerd met ongewenst gedrag.
4. Onder Beklaagde wordt verstaan alle personen zoals genoemd in artikel 1 tegen wie een Klacht zich richt.
5. Met het Bestuur wordt in dit reglement bedoeld het Bestuur van Alphense Boys.
6. In geval van collisie tussen de bepalingen van dit reglement en wettelijke bepalingen, gelden de wettelijke bepalingen.

Artikel 2 Gewenst gedrag

1. Alphense Boys streeft naar een cultuur waarin leden, betaalde medewerkers en bezoekers op een sportieve en respectvolle manier met elkaar omgaan en waar een ieder zich veilig voelt.
2. Alphense Boys verwacht van haar leden, betaalde medewerkers en vrijwilligers dat zij zich ten opzichte van anderen gedragen met inachtneming van elkaars persoonlijke levenssfeer en met respect voor elkaars fysieke en geestelijke integriteit.
3. Alphense Boys verwacht van haar leden, betaalde medewerkers en vrijwilligers dat zij een ieder aanspreken die zich gedraagt op een wijze die door anderen als ongewenst wordt ervaren.

Artikel 3 Ongewenst gedrag

1. Als ongewenst gedrag wordt beschouwd elk gedrag:
   1. dat inbreuk maakt op de Huisregels van de vereniging, of
   2. dat door een ander wordt ervaren als sociaal isoleren, een gedraging die de sportbeoefening onaangenaam of onmogelijk maakt, bespotten of pesten, roddelen, bedreigen, verbaal of lichamelijk geweld, seksuele intimidatie, racisme of discriminatie, of
   3. iedere andere handeling van een groep of van een individu, gericht tegen een persoon of personen die deze handelingen als ongewenst ervaart of ervaren.
2. Voor de toepassing van dit reglement is niet van belang of de ongewenst gedraging op of in de onmiddellijke nabijheid van het complex van Alphense Boys heeft plaatsgevonden. Bepalend is dat de ongewenste gedraging in de context van de activiteiten van Alphense Boys hebben plaatsgevonden.

Artikel 4 De vertrouwenscommissie

1. Alphense Boys kent een vertrouwenscommissie die bestaat uit ten minste drie leden.
2. Het Bestuur publiceert de namen en contactgegevens van de leden van de vertrouwenscommissie op de website van Alphense Boys.
3. De leden van de vertrouwenscommissie worden door het Bestuur benoemd, telkens voor een termijn van drie jaren.
4. Ieder lid van de vertrouwenscommissie treedt op als vertrouwenspersoon.
5. De vertrouwenscommissie heeft de status van onafhankelijk adviesorgaan binnen de vereniging.
6. De vertrouwenscommissie komt ten minste één maal per jaar bijeen.
7. De vertrouwenscommissie kan extern advies inwinnen of deskundigen raadplegen.
8. De vertrouwenscommissie neemt een Klacht in behandeling nadat klager en Beklaagde er niet in geslaagd zijn een Klacht onderling op te lossen, tenzij door de aard of ernst van de Klacht van klager niet redelijkerwijze kan worden verlangd om de Klacht met Beklaagde onderling op te lossen.
9. De vertrouwenscommissie is belast met:
   1. helpen/ondersteunen van klagers;
   2. bemiddelen tussen klager en aangeklaagde indien partijen hier om vragen
   3. adviseren van de voorzitter van het Bestuur inzake de gegrondheid van de Klacht en de eventueel te nemen maatregelen
   4. verrichten van nazorg

1. De vertrouwenscommissie is uitsluitend verantwoording schuldig aan de klager.

Artikel 5 Procedure in geval van ongewenst gedrag

1. De klager kan de vertrouwenscommissie of één van haar leden benaderen om over zijn / haar situatie van gedachten te wisselen en nader te bezien of en zo ja, welke vervolgstappen kunnen worden genomen.
2. De klager heeft de keuze uit de volgende mogelijkheden:
   1. inzetten van een bemiddelingstraject
   2. volgen van de formele klachtprocedure van de vertrouwenscommissie (zie hieronder)
   3. maken van een formele melding bij het Bestuur dan wel de Tuchtcommissie
3. Deze mogelijkheden kunnen afzonderlijk, maar ook volgtijdig worden toegepast.
4. De klager kan bij de vertrouwenscommissie aangeven dat hij / zij niet met naam en toenaam wil worden genoemd in de afwikkeling van de Klacht.

Artikel 6 Klachtprocedure

1. De indiening van de Klacht kan mondeling of schriftelijk geschieden bij één of meer leden van de vertrouwenscommissie en bevat een omschrijving van de gebeurtenissen voorafgaande en tijdens het door de klager waargenomen ongewenste gedrag onder vermelding van de personalia van de Beklaagde(n).
2. De vertrouwenscommissie bevestigt per omgaande de ontvangst van de Klacht aan de klager en zorgt ervoor dat, zodra dit redelijkerwijze mogelijk is, de Beklaagde(n) op de hoogte wordt gesteld van het feit dat er een Klacht tegen hem of haar is ingediend.
3. Indien een Klacht betrekking heeft op een bestuurslid van Alphense Boys, zal de vertrouwenscommissie tevens melding maken bij de voorzitter van het Bestuur. Betreft de melding de persoon van de voorzitter, zal de melding worden gedaan bij de secretaris.
4. Klachten die naar de mening van de vertrouwenscommissie niet tot haar competentie behoren, worden niet in behandeling genomen. De vertrouwenscommissie stelt de klager hiervan op de hoogte. De vertrouwenscommissie kan op geanonimiseerde basis contact opnemen met de tuchtcommissie om te voorkomen dat beide commissies zich onbevoegd verklaren.
5. Binnen twee weken na ontvangst van de Klacht wordt klager in de gelegenheid gesteld zijn of haar Klacht mondeling toe te lichten ten overstaan van de vertrouwenscommissie. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat in afschrift aan de klager en Beklaagde wordt gezonden.
6. De klager heeft te allen tijde de mogelijkheid de Klacht in te trekken.
7. De Beklaagde wordt in de gelegenheid gesteld zich binnen twee weken na ontvangst van het verslag zoals bedoeld in artikel 28 schriftelijk of mondeling te verweren ten overstaan van de vertrouwenscommissie. Een afschrift van het schriftelijk verweer zal aan de klager worden verstrekt.
8. Van een mondeling verweer wordt een verslag gemaakt, dat in afschrift aan Beklaagde en klager wordt gezonden.
9. Binnen zes weken na indiening van de Klacht brengt de vertrouwenscommissie een met redenen omkleed advies uit aan de voorzitter van het Bestuur over de gegrondheid van de Klacht en de eventueel te nemen maatregelen.
10. Het Bestuur kan de volgende maatregelen opleggen:
    
    
    • waarschuwing
    • tijdelijke schorsing
    • royement
    • beëindiging van een arbeidsovereenkomst
    • beëindiging van het bestuurslidmaatschap
    • ontzegging van de toegang tot de vereniging
    • een andere door de vertrouwenscommissie te adviseren maatregel
    
    
11. Binnen twee weken na het uitbrengen van het advies neemt het Bestuur een beslissing.
12. Via de voorzitter van het Bestuur ontvangen de klager en de aangeklaagde een exemplaar van de met redenen omklede beslissing. De vertrouwenscommissie ontvangt een afschrift van deze beslissing.
13. Indien de aard van een Klacht zulks rechtvaardigt, kan de vertrouwenscommissie klager alsmede het Bestuur adviseren om aangifte te doen.
14. De leden van de vertrouwenscommissie hebben een geheimhoudingsplicht terzake van al hetgeen hen in de hoedanigheid van lid van de commissie is toevertrouwd.
15. De commissieleden treffen redelijke voorzorgsmaatregelen om het vertrouwelijke karakter van hun communicatie te waarborgen.

 
Artikel 7 Vastlegging en rapportage

1. De vertrouwenscommissie zorgt voor een adequate en veilige vastlegging van haar activiteiten. Hierbij voldoet zij aan de eisen die de privacywetgeving stelt op het gebied van vastlegging en archivering.
2. Tenminste twee maal per jaar brengt de vertrouwenscommissie verslag uit aan het Bestuur. In dit verslag wordt een beeld gegeven van de aard en de omvang van de klachten en de wijze waarop deze zijn afgehandeld.
3. Indien in enig jaar geen klachten worden ontvangen maakt de vertrouwenscommissie van dit gegeven melding aan de voorzitter van het Bestuur.
   
   

Artikel 8 Onvoorziene gevallen

1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Bestuur na overleg met de vertrouwenscommissie.
   
   

Artikel 9 Inwerkingtreding reglement

1. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2019 en geldt voor onbepaalde tijd.